Transition vers PARTAGE

Pendant la période de transition entre notre ancienne plateforme de messagerie et l'environnement d'outils collaboratifs PARTAGE, certains se poseront des questions liées au changement. Les questions les plus courantes et leurs réponses seront répertoriées ci-dessous.

La DSI a automatisé autant que techniquement possible la migration de vos données de votre messagerie actuelle : courriels, dossiers et étiquettes. Et pour les utilisateurs d'Exchange : vos filtres, votre signature, vos contacts et agendas.

Néanmoins pour toutes les données qui n'ont pu être prises en charge, il existe de nombreux moyens manuels à votre disposition pour compléter par vous-même en autonomie les imports dans votre nouvel outil. Cela comprend par exemple vos mails locaux (pop), vos contacts Thunderbird, vos agendas Gmail, Yahoo ou autres, et dans la limite de votre espace de stockage vos archives locales.

Pour faciliter la transition, vos anciennes boîtes de messagerie resteront accessibles en lecture seule pendant encore plusieurs mois après votre migration.

Cette rubrique disparaitra après cette période de transition.

Quel est le moyen conseillé pour accéder à PARTAGE ?

Sur mon ordinateur :

Quels sont les autres moyens d'accès sur mon ordinateur ?

Comment y accéder depuis ma tablette et mon téléphone ?

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PARTAGE est accessible depuis un ordiphone (smartphone) ou tablette Android, iOS ou autre.

Cf. Utiliser PARTAGE sur un téléphone ou une tablette (en mobilité).

Comment mettre la page en marque-page ?

Méthode 1, épingler l'onglet :

  • Connectez-vous à PARTAGE, jusqu’à atteindre votre boîte aux lettres.
  • Clic-droit sur l'onglet Partage:Réception > Épingler cet onglet

Méthode 2, ajouter un marque-page standard :

  • Allez sur le portail des applications numériques : https://apps.mnhn.fr
  • Clic-droit sur le lien PARTAGE > Marque-page sur ce lien

Attention : ne mettez pas la page d'authentification en marque-page, cela ne fonctionnera pas !!

Puis-je utiliser un autre navigateur que Firefox ?

Pour des raisons d'ergonomie, de performance et d'assistance, nous préconisons l'utilisation du navigateur Mozilla Firefox.

Pour plus de détails, cf. Puis-je utiliser un autre navigateur que Firefox ?

Comment récupérer mes contacts ?

Utilisez le format pivot CSV pour exporter de votre logiciel de messagerie, puis importer dans PARTAGE.

Depuis Thunderbird : Pour récupérer ses contacts il faut les exporter de Thunderbird, supprimer les guillemets (“) du fichier exporté, puis importer le fichier dans PARTAGE.

Export contact de Thunderbird :

  • Menu : Outils > Carnets d'adresses
  • Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter
  • Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier. Ce fichier sera utilisé dans PARTAGE.
  • Sauvegarder le fichier (Notez bien l'endroit où se trouve le fichier dans votre ordinateur).

Import dans PARTAGE :

  • Menu : Préférences puis Importer/Exporter
  • Dans l’encart Importer, sélectionnez le fichier d'export, la détection automatique puis le carnet d’adresses de destination de l’import.
  • Validez par OK.

Depuis Exchange : Si vous étiez un utilisateur d'Exchange via Outlook, vos contacts ont été importés dans PARTAGE.

Depuis d'autres outils : Le format pivot est le .csv. Consultez la documentation de votre outil.

Export des contacts

Import dans PARTAGE :

  • Menu : Préférences puis Importer/Exporter
  • Dans l’encart Importer, sélectionnez le fichier d'export, la détection automatique puis le carnet d’adresses de destination de l’import.
  • Validez par OK.

La DSI n'assure pas d'assistance pour ces opérations.

Comment récupérer mes listes de destinataires ?

Il faut traiter chaque liste de destinataire une par une, en réalisant un export/import CSV.

Depuis Thunderbird : Pour récupérer ses groupes contacts, il faut exporter les groupes de contacts un par un de Thunderbird, supprimer les guillemets (”) du ou des fichier(s) exporté(s), puis importer le ou les fichier(s) dans PARTAGE, puis Créer un groupe de contacts.

  • Export contact de Thunderbird :
    • Menu : Outils > Carnets d'adresses
    • Sélectionner votre groupe à exporter par un simple clic gauche avec la souris.
    • Dans la nouvelle fenêtre, menu : Outils > Exporter
    • Choisir un nom pour le fichier (par exemple : le nom du groupe
    • Choisir le format CSV avec les valeurs séparées par des virgules, choisir un nom de fichier.
    • Enregistrer le fichier. Ce fichier sera utilisé pour importer dans PARTAGE.
  • Import dans PARTAGE :
    • Allez dans Préférences puis Importer/Exporter
    • Dans l’encart Importer, sélectionnez le fichier, la détection automatique.
  • Pour créer un nouveau dossier de contact :
    • En dessous de détection automatique, cliquer sur Contacts puis sur Nouveau, saisir le nom de votre nouveau dossier contacts (par exemple : le nom du groupe), puis faire OK.
  • Créer un groupe de contact :
    • Allez dans Contacts puis dans le dossier précédemment créé.
    • Sélectionnez tous les contacts du dossier.
    • Faire un clic droit sur cette liste, puis sélectionnez Groupe > Nouveau Groupe de contacts
    • Toutes les adresses sélectionnées seront réunies dans ce groupe.

Répéter ces opérations pour tous les groupes de contacts à importer.

Ma boîte de réception est (quasi-) vide sur PARTAGE. Où sont mes dossiers de mail triés ?

Vous étiez en configuration POP.
En conséquence, vos messages courants (Boîte de réception, Envoyés, Brouillons) ne sont stockés que dans votre logiciel de messagerie. Libre à vous de les y conserver, ou de suivre les instructions détaillées ci-dessous pour les transférer vous-même vers PARTAGE.

En configuration de type POP, votre client de messagerie a rapatrié tous vos messages sur votre poste de travail en local. Ceci inclut tous les dossiers, y compris la « Boîte de réception », « Envoyés » ou les dossiers triés.

Choix 1 : Je choisis de conserver Thunderbird (ou autre) pour mes anciens messages

Vous n'avez rien à faire. Vos nouveaux messages sont dans PARTAGE. Les anciens dans Thunderbird.

Choix 2 : Je choisis de remonter tout ou partie de mes messages courants dans PARTAGE

Cela est possible dans la limite de votre espace de 3Go. Il est de votre responsabilité de vérifier régulièrement votre quota.

Pour remonter les messages vers PARTAGE, vous pouvez suivre la procédure suivante :

Déclarer temporairement mon compte PARTAGE dans mon client de messagerie :

Où est mon dossier avec mes modèles de mails ?

Votre dossier de modèles a été transféré dans PARTAGE sous le nom de Templates

Lors de la bascule de votre messagerie vers PARTAGE, votre éventuel dossier de modèles a été transféré sous le nom “Templates”.
Vous pouvez si vous le souhaitez renommer ce dossier, via un clic-droit sur le nom du dossier, puis “Renommer le dossier”.

Pour utiliser un modèle de ce dossier, vous pouvez faire un clic-droit sur le mail-modèle choisi, puis “Modifier comme nouveau mail”. Une fois le mail envoyé, le mail-modèle reste dans le dossier de modèles.

Comment récupérer mes « dossiers locaux » ou « archives »

Ces dossiers sont sur votre ordinateur uniquement. Libre à vous de les y laisser en archives, de remonter les plus importants dans PARTAGE dans la limite de votre quota, ou de choisir une autre stratégie d'archivage qui vous convient.

Certains utilisateurs ont des mails dans les « dossiers locaux » de leur client Outlook ou Thunderbird. Comme leur nom l'indique, ces « dossiers locaux » sont sur le poste de travail, et pas sur le serveur de messagerie. Ils n'ont en conséquence pas pu être transférés automatiquement.

Choix 1 : Je considère que mes archives resteront dans mon client Thunderbird (ou autre).

Vous n'avez alors rien à faire. Désormais vous triez, supprimez régulièrement vos messages reçus et envoyés, ainsi que vos pièces jointes, afin de rester dans la limite de 3Go.

Thunderbird (ou autre) conservera vos archives locales autant de temps que vous ne changerez pas d'ordinateur.

Choix 2 : Je veux remonter mes messages importants dans ma boîte PARTAGE.

Si vous choisissez de « remonter » des courriers locaux dans PARTAGE, suivez les instructions d'import manuel depuis Thunderbird du paragraphe précédent.

Attention à bien respecter votre quota de 3Go, au-delà duquel vous ne recevrez plus de messages avant d'avoir fait le tri.

Choix 3 : Transférer ces dossiers en dossiers locaux de Zimbra Desktop (ou Outlook 2016 pour Windows + Connecteur Zimbra)

En faisant ce choix, vous déclarez être un utilisateur averti autonome, et renoncez au support de la DSI ainsi qu’à un certain nombre de fonctionnalités uniquement accessibles via l'interface PARTAGE web

Attention ! Nous attirons votre attention sur le fait que les dossiers locaux, précédemment dans Outlook ou Thunderbird ou désormais dans Zimbra Desktop, ne bénéficient pas des sauvegardes régulières faites sur les serveurs.
Il est préconisé de conserver la totalité des mails importants sur les serveurs.
Évidemment, cela suppose de veiller au volume des mails conservés car la taille de votre boite à lettres n'est pas illimitée

Bien que déconseillé, vous pouvez également configurer tout logiciel de messagerie qui gère de l'archivage, avec la configuration IMAP standard.

Pour plus de détail, voir Utiliser PARTAGE sur un ordinateur (au bureau ou en mobilité)

Comment récupérer les « étiquettes » de mes mails ?

Les étiquettes ont été transférées, mais certaines peuvent nécessiter une opération manuelle de votre part pour être renommées

Pour Thunderbird : Si vous étiez utilisateur des étiquettes dans Thunderbird, généralement associées à des couleurs, ces étiquettes ne sont pas perdues !
Par contre, vous devrez redéfinir le nom de votre choix pour chaque étiquette et, éventuellement leur réassocier une couleur.
Dans PARTAGE, les étiquettes s'appellent des tags (ou libellés).
Vous retrouverez les étiquettes que vous aviez apposées sur vos mails dans l'entête de chaque mail, mais leur nom est devenu $label1, $label2, etc. et elles n'ont plus de couleur associée.

Pour redéfinir les noms et couleurs à votre convenance :

  1. créez un nouveau 'tag' avec un clic-droit sur “Tags (libellés)” dans la colonne de gauche
  2. choisissez pour le nom du tag créé “$label1” (ou “$label2”, etc.) et associez-lui la couleur de votre choix
  3. à cette étape, tous vos mails taggés $label1 ont le tag de la couleur choisie
  4. éventuellement, vous pouvez opter pour colorer les message taggés en cochant “Message Color” dans Onglet |Préférences| > Mail > Affichage des mails (il sera peut-être nécessaire de “recharger la page” pour que la modification des préférences soit visible)
  5. pour nommer le tag selon vos besoins, développez les tags (triangle à gauche de [Tags (libellés)]), et clic-droit sur un tag, puis 'Renommer tag'

Pour Exchange (Outlook) : Si vous étiez un utilisateur d'Exchange via Outlook, vos étiquettes ont été importées et sont directement utilisables.

Pourquoi ne peut-on plus utiliser le protocole POP pour la messagerie ?

Le protocole POP est depuis plusieurs années de plus en plus délaissé au profit du protocole IMAP pour les raisons suivantes :

  • IMAP permet de conserver l'essentiel de sa messagerie sur le serveur et donc de d'y avoir accès de n'importe où, même si vous n'avez pas avec vous votre poste de travail principal, d'autant que l'espace disponible sur les serveurs a considérablement augmenté ces dernières années
  • vos messages sur le serveur sont sauvegardés de manière régulière, ce qui n'est pas toujours le cas des messages que vous conservez sur votre poste de travail (l'expérience montre que c'est même très rarement le cas)
  • IMAP permet de faire tout ce que l'on pouvait faire avec POP
  • IMAP permet d'organiser vos messages en dossiers, et de retrouver cette organisation quel que soit le poste de travail utilisé
  • IMAP est bien plus adapté que POP à la mobilité. Par ailleurs, en plus d'IMAP, d'autres solutions existent pour utiliser PARTAGE en mobilité
  • il n'est pas rare que des configurations POP mal maîtrisées lorsque plusieurs postes de travail sont utilisés conduisent à des pertes de mail