Utiliser PARTAGE sur un ordinateur (au bureau ou en mobilité)

PARTAGE s'utilise via un navigateur web et nécessite d'être connecté

Mais nous ne disposons pas toujours de connexion réseau en mobilité. Dans ce cas il faut pouvoir synchroniser les données de messagerie, contacts, calendrier, etc. pour pouvoir travailler hors connexion.

Nous vous proposons ci-dessous les solutions d'accès et de synchronisation pour ordinateurs.

L'accès conseillé est la page https://partage.mnhn.fr via votre navigateur web Mozilla Firefox.

L'interface PARTAGE pour tous, avec support DSI

La DSI préconise avec insistance d'utiliser les services collaboratifs PARTAGE (messagerie, agenda, contacts, etc.) via votre navigateur web Firefox afin de bénéficier au mieux de l'intégration de ces outils.

Cette façon d'accéder à votre messagerie est possible de la même manière, sans configuration nécessaire, quel que soit le matériel dont vous disposez et l'endroit où vous vous trouvez du moment que vous avez un accès à internet.

La solution la plus simple et supportée est d'utiliser le mode hors-ligne de votre navigateur.
Les utilisateurs avancés pourront utiliser Zimbra Desktop ou le client de messagerie de leur choix.

Grâce aux fonctionnalités de « stockage HTML5 » des navigateurs récents, il est possible de continuer de travailler avec PARTAGE même si la connexion internet est coupée.
Voici comment activer cette fonctionnalité, ainsi que ce qu'il est possible de faire en mode hors ligne.

Attention : le mode hors ligne n'est supporté que pour les navigateurs Chrome et Firefox.
De plus, pour des raisons de sécurité, il est conseillé d'activer le mode hors ligne uniquement si vous êtes sur un poste non partagé, car une copie d'une partie de vos mails sera faite sur l'ordinateur.

Activer le mode hors ligne de mon navigateur

Pour pouvoir continuer à travailler hors connexion, votre session PARTAGE doit déjà être ouverte dans votre navigateur.
Ouvrir le menu déroulant en haut à droite à côté de votre nom et cliquer sur Mode Hors ligne :

Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez Autoriser le mode Hors ligne et cliquer sur OK.

Une autre fenêtre vous proposera alors de recharger l'application, répondez Oui.

Votre session est maintenant prête pour travailler hors connexion.
A partir de là, si vous perdez votre connexion internet, vous pourrez toujours continuer d'utiliser PARTAGE tant que vous ne fermerez pas l'onglet dans lequel il est ouvert.

Travail en mode Hors ligne

Le passage en mode hors ligne se fait automatiquement en cas de perte de connexion, à partir du moment où votre session a été configurée comme indiqué précédemment.

Vos courriers les plus récents sont toujours accessibles car ils auront été synchronisés sur votre ordinateur. Par défaut, Zimbra vous permet de consulter les courriers datant de moins de 30 jours. Cette durée est configurable.
Votre liste de contacts est toujours accessible, même si vous ne pouvez que la consulter, et non ajouter ou modifier un contact. Vous pouvez également écrire des messages qui seront expédiés lorsque vous sortirez du mode hors ligne.

Envoi de messages en mode hors-ligne

En cliquant sur Envoyer, le courrier composé pendant le mode hors ligne sera stocké dans un dossier particulier nommé Courrier sortant.
Il y restera en attente jusqu'à ce que la connexion internet soit rétablie.

Le mode hors-ligne ne fonctionne pas ?

Si l'icône de synchronisation clignote en permanence et vous n'arrivez pas à activer le mode hors-ligne, il se peut que le stockage hors ligne ne votre navigateur soit saturé. En solution de contournement, réglez une durée de conservation plus courte :

  • clic-droit sur Boîte de réception, Éditer les propriétés.
  • Hors-ligne : choisissez de conserver 1 jour de mails.

Les utilisateurs avertis peuvent choisir un autre moyen d'accès. En faisant ce choix, ils renoncent au support de la DSI.

Zimbra Desktop - accès hors ligne et archives locales

Réservé aux utilisateurs avertis ayant une utilisation avancée des archives locales, vous pouvez installer sur votre ordinateur personnel le client Zimbra Desktop. Depuis une interface strictement identique, le client Zimbra Desktop vous permet les fonctionnalités supplémentaires de :

  • archivage local
  • mode totalement déconnecté (le client web permet un mode déconnecté léger)
  • connexion à d'autres comptes de messagerie externes.

La DSI n'offre pas de support sur Zimbra Desktop
Nous vous mettons en garde sur le fait que les dossiers locaux, précédemment dans Outlook ou Thunderbird ou désormais dans Zimbra Desktop, ne bénéficient pas des sauvegardes régulières faites sur les serveurs.

Autres clients lourds - accès IMAP pur

En dernier lieu, l'utilisation de logiciels dédiés (Evolution, Lightning, Mail, Outlook, Thunderbird, etc…) est déconseillée, mais toutefois techniquement possible avec le protocole IMAP. Seules les fonctionnalités basiques de messagerie seront accessibles.

Puis-je utiliser un autre navigateur que Firefox ?

Pour des raisons d'ergonomie, de performance et d'assistance, nous préconisons l'utilisation du navigateur Mozilla Firefox.

Firefox est un navigateur gratuit multiplateforme ; Windows, MacOS et Linux. Des versions existent également pour les tablettes et ordiphones Android et IOS : https://www.mozilla.org/fr/firefox/products/
Il est disponible en dernière version ESR sur le portail Landesk.

Les navigateurs actuels les plus courants (Mozilla Firefox, Google Chrome/Chromium, Apple Safari, Edge) sont compatibles avec PARTAGE.

Nous avons constaté des problèmes de comptabilité avec le navigateur Internet Explorer, qui est à proscrire.

La DSI assure en priorité un support technique pour les utilisateurs de Firefox

Quelles précautions dans un cybercafé ?

Sur un ordinateur qui ne vous appartient pas, les quelques précautions de sécurité sont à respecter :

  • Utilisez le mode Fenêtre privée de Firefox.
  • N'activez pas le mode Hors-ligne.
  • Refusez d'enregistrer votre mot de passe.
  • Déconnectez-vous et fermez Firefox complètement en fin de session.

Comment installer le client Zimbra Desktop ?

Il existe des versions pour Windows, Mac et Linux disponibles à https://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop/

Le client Zimbra Desktop sera également bientôt disponible dans le portail d'applications Landesk.

La configuration est la suivante :

  • Type de compte : Zimbra
  • Nom du compte : Au choix
  • Adresse mail : Votre adresse e-mail sous la forme prenom.nom@mnhn.fr
  • Entrer votre mot de passe
  • Serveur entrant : partage.mnhn.fr
  • Port : 443
  • Sécurité SSL

Quelle est la configuration IMAP générique ?

L'utilisation de logiciels dédiés (Thunderbird, Mail, Outlook, etc.) est techniquement possible.
Toutefois la DSI n'en assure pas le support de ce choix. En utilisant cette configuration, vous renoncez au support de la DSI.
Voici les éléments nécessaires pour ceux qui souhaitent, malgré nos préconisations, configurer eux-mêmes un client IMAP pour accéder à leur messagerie (sur un ordinateur dont ils sont administrateurs) :

  • serveur entrant : partage.mnhn.fr
  • port : 993
  • sécurité de la connexion : SSL/TLS ou SSL
  • méthode d'authentification :
    • mot de passe normal
    • login (nom d'utilisateur) : prenom.nom@mnhn.fr
  • serveur sortant : partage.mnhn.fr
  • port : 465
  • sécurité de la connexion : SSL/TLS ou SSL
  • méthode d'authentification :
    • l'envoi nécessite une authentification
    • mot de passe normal
    • login (nom d'utilisateur) : prenom.nom@mnhn.fr