FAQ

En tant qu'étudiant inscrit au Muséum, ai-je une adresse électronique ?

Oui, dès lors qu'ils ont validé leur adresse personnelle, tous les étudiants inscrits au Muséum ont une adresse électronique.

Cette adresse est de la forme prenom.nom@edu.mnhn.fr. Elle est celle utilisée pour la communication officielle de l'établissement.

L'adresse est valable à vie pour tous les diplômés de façon à ce que le Muséum puisse rester en contact avec vous, même lorsque vous aurez terminé vos études : pour vous envoyer des informations, vous signaler l'arrivée de vos diplômes, réaliser des enquêtes sur l'insertion professionnelle des anciens étudiants… et d'autres services en fonction des filières.

Après le passage en mail à vie, les messages destinés à votre adresse @edu.mnhn.fr seront redirigés vers l'adresse que vous aurez indiqué en redirection dans votre compte PARTAGE. Prévoyez donc de récupérer vos données importantes avant la fin de validité de votre compte, et de bien indiquer une adresse de redirection.

Comment créer et utiliser des dossiers ?

En plus des dossiers Réception, Envoyés, Spam, Corbeille, vous pouvez également créer des dossiers personnalisés dans n’importe quel dossier parent, afin d'organiser votre correspondance :

  • faire un clic-droit sur Dossiers dans la colonne de gauche > Nouveau dossier
  • choisir un nom de dossier et son emplacement

Vous pourrez alors déposer des mails dans ce dossier par un simple glisser-déposer avec la souris, ou automatiser le rangement des mails en utilisant les filtres.

Comment partager un dossier de messagerie ?

Tous les dossiers de messagerie (Réception, Envoyés, etc.) peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs :

  • faire un clic-droit sur le dossier à partager
  • cliquer sur Partager dossier
  • renseigner les champs

Les personnes invitées au partage recevront un message les invitant à accepter celui-ci. Le dossier apparaîtra ensuite dans la liste de leurs propres dossiers.

Comment fonctionne la corbeille ?

La corbeille n'est pas un dossier comme les autres. Il ne faut pas y déposer de messages que vous ne souhaitez pas perdre.

Tout message mis à la corbeille y reste pendant 30 jours avant d'être supprimé.
Pendant cette période, si besoin, vous pouvez à tout moment le sortir de la corbeille pour le remettre dans l'un de vos dossiers.
Après ces 30 jours, il n'est plus dans la corbeille mais il est encore possible de le restaurer pendant 30 jours supplémentaires, en faisant un clic-droit sur la corbeille et en choisissant Restaurer objets supprimés.

Les messages supprimés de la corbeille manuellement (ou par vidage de la corbeille) sont également récupérables par la même méthode dans un délai de 30 jours.

Attention, au-delà de ces 30 jours supplémentaires, il n'est plus possible de récupérer un message.

Comment fonctionne le dossier Spam ?

Le dossier Spam est également un dossier spécial. Seuls les messages étant des spams certains doivent y être stockés.

Nos mails passent en amont par le service national d'antispam opéré par RENATER qui rejette l'immense majorité des spams indésirables. Les spams que nous recevons malgré tout ont généralement été marqués comme spam probable, mais sont quand même distribués afin de ne pas rejeter des messages potentiellement légitimes.

Si vous recevez un tel message, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Spam. De cette façon, le message est déplacé dans le dossier Spam, où il servira à affiner l'algorithme de filtrage. Le dossier Spam est automatiquement vidé au bout de 30 jours.

Attention, aucun antispam n'est infaillible et certains mails indésirables pour certains peuvent être considérés comme légitimes par d'autres. Il est donc fortement recommandé de contrôler périodiquement votre dossier Spam pour vérifier qu'il n'y a pas de mails légitimes.

J'ai supprimé un message de la corbeille par mégarde

Vous pouvez toujours le retrouver dans le double fond de corbeille, pendant 30 jours après sa suppression :

  • faire un clic-droit sur la corbeille > Restaurer objets supprimés.

Comment créer des filtres ?

Pour définir des filtres, rendez-vous dans Préférences > Filtres.

Quelle est la taille maximale des pièces jointes ?

Oui, en réception la taille maximale d'une pièce jointe est 20 Mo.

En envoi, la taille maximale est également de 20 Mo, au-delà il vous sera proposé automatiquement de stocker votre pièce jointe temporairement sur votre espace FileSender. Vous pouvez de cette façon envoyer des messages jusqu’à 20Go.

Par ailleurs, si un message passe par une liste de diffusion, sa taille peut alors être limitée beaucoup plus fortement (selon les listes). Par exemple, sur la liste 'mnhn', la taille des messages est limitée à 200 Ko : un message de 200 Ko distribué dans les boites aux lettres des 1200 abonnés occupe 240 Mo sur les serveurs.

Pourquoi les messages contiennent des caractères bizarres ?

Parfois, les messages contiennent des caractères étranges, dans le sujet et/ou le corps.

Il s'agit d'un problème d'encodage lorsqu'un message transite depuis l'émetteur jusqu'à sa destination finale.
Pendant son trajet, un message passe d'une machine à l'autre et toutes les machines ne connaissent pas forcément les mêmes jeu de caractères, ce qui aboutit à des caractères étranges.

La taille de ma boite aux lettres électronique est-elle limitée ?

Oui. L'espace qui vous est alloué s'appelle un quota, il est global à l'ensemble de votre compte PARTAGE. Vous le visualisez en survolant votre nom en haut à droite de l'interface PARTAGE.

Il vous revient d'être vigilants sur l'occupation de votre quota, car lorsque la limite est atteinte, les nouveaux mails ne pourront plus être distribués.

Pour en savoir plus : Gérer son quota

Comment récupérer de la place dans ma boite à lettres ?

Voir la page Gérer son quota.

Comment archiver des dossiers localement sur mon ordinateur ?

L'application Zimbra Desktop permet d'archiver vos messages localement sur votre ordinateur via une interface unique reprenant l'ergonomie de l'interface web PARTAGE.

Remarque 1 : comme son installation n'est pas compatible avec toutes les configurations, la DSI devra d'abord valider qu'elle est possible sur votre poste.
Remarque 2 : les messages archivés localement ne seront plus disponibles via l'interface web PARTAGE et ne seront pas sauvegardés par la DSI.

Installation : Utiliser PARTAGE sur un ordinateur (au bureau ou en mobilité)

Une fois configuré, il faut faire un clic droit sur “Dossiers locaux” dans le menu de gauche puis “Nouveau Dossier”. Il faut ensuite renseigner un nom puis “OK”.
Vous pouvez alors glisser-déposer les mails que vous voulez archiver vers ce dossier local du menu de gauche.

Comment choisir l'adresse d'expéditeur lorsque j'envoie un message ?

Si vous devez envoyer des messages émanant d'adresses d'expéditeurs variables, par exemple pour envoyer un message avec une adresse générique plutôt que votre adresse nominative, il faut que votre compte ait été configuré à cet effet.

Il sera alors possible de définir un avatar dans Préférences > Comptes, auquel vous aurez associé l'adresse d'expéditeur voulue et éventuellement une signature spécifique, qui sera automatiquement utilisée lorsque vous choisirez cet avatar pour rédiger un nouveau mail. Les adresses d'expéditeur qu'il vous est possible d'associer à un avatar figurent dans une liste déroulante.

Que faire si je pense être victime d'un Phishing ?

Changez immédiatement votre mot de passe, et contactez la DSI.

Cf. la page des bonnes pratiques

Que faire si je pense être victime d'un « rançongiciel » ?

Éteignez immédiatement votre ordinateur et débranchez-le du réseau, puis contactez en urgence la DSI.

Cf. la page des bonnes pratiques

Puis-je rediriger mes mails vers une adresse personnelle ? (pour le personnel du Muséum)

Non, Le Muséum national d'Histoire naturelle décide de suivre les préconisations de l'ANSSI : la messagerie professionnelle ne doit pas être confiée à des opérateurs ne pouvant garantir la confidentialité des échanges.

Puis-je rediriger mes mails vers une adresse personnelle ? (pour les étudiants)

Oui. Par défaut, les messages envoyés à votre adresse au Muséum ne sont pas redirigés. Il vous appartient d'effectuer cette redirection dans l'onglet Préférences > Mail

Spécifier une adresse de redirection est indispensable une fois diplômés, si vous souhaitez avoir une adresse à vie fonctionnelle.

Comment personnaliser mes signatures ?

Il est possible de définir une signature qui sera apposée automatiquement dans chaque mail envoyé, dans Préférences > Signatures. D'autres possibilités de personnalisation sont accessibles dans Préférences > Mail.

La DSI est en train de tester un générateur automatique de signature :: https://apps.mnhn.fr/apps/generateur-de-signature-mnhn.html
Cette application génère le code html à copier dans votre signature. L'avantage ; le logo du Muséum n'est pas considéré comme pièce jointe.

Comment obtenir un certificat personnel ?

Pré-Requis:

  • Avoir un compte et une adresse email @mnhn.fr en cours de validité.
  • Utiliser le navigateur Firefox.
  • Utiliser le lecteur de courriel Thunderbird.

La procédure commence par une demande officielle dans Service Desk :: http://intranet.mnhn.fr/ServicePortal/

  • Rubrique : Autres - Les services réseau - Mail - Demande de certificat personnel pour signature numérique

Étape 1 : Création de votre certificat personnel et import dans Firefox

Vous allez recevoir un courriel similaire à celui-ci :

Une fois vous être assuré que cela correspond bien à votre demande, cliquez sur le lien fourni.

Vous devrez accepter les termes du contrat, puis choisir de Générer un certificat

Validez les deux messages qui apparaissent en cliquant sur OK sans rien cocher.

Étape 2 : Utilisation du certificat pour signer numériquement ses courriels

Pour cette étape, le client de messagerie Thunderbird est recommandé.

Phase 1 : Export du certificat du magasin de Firefox

Dans votre navigateur Firefox :

  • rendez-vous sur l'adresse about:preferences#advanced
  • dans l'onglet certificats, choisissez Afficher les certificats

Sélectionnez votre certificat dans l'onglet Mes certificats puis choisissez Sauvegarder… À l'enregistrement, il vous est demandé de choisir un mot de passe. Ce mot de passe est extrêmement important car il protège votre signature contre l'usurpation d'identité. Choisissez ce mot de passe avec attention, en mélangeant lettres, chiffres, majuscules et minuscules et en évitant les mots du dictionnaire.

Stockez votre certificat dans un endroit personnel, où vous seul avez accès.

En cas de perte, il est important de faire révoquer votre certificat, pour ceci, consultez la section FAQ. Phase 2 : Import dans le magasin de Thunderbird

Dans votre client de messagerie Thunderbird :

  • rendez-vous dans les préférences
  • dans l'onglet Avancé > Certificats, choisissez Voir les certificats
  • dans Vos certificats, choisissez Importer

Sélectionnez le certificat enregistré précédemment, renseignez le mot de passe comme demandé.

Phase 3 : Configuration du compte pour signer les courriels sortants

Dans votre client de messagerie Thundrbird :

  • rendez-vous dans paramètres des comptes > sécurité
  • dans la section Signature, choisissez Sélectionner un certificat
  • votre certificat apparaît, validez le choix..

À la question Voulez-vous utiliser le même certificat pour chiffrer et déchiffrer les messages qui vous sont envoyés ?:

  • Répondez Non.

Toujours dans la section Signature, cochez Signer les messages numériquement.

Vos messages sortants seront maintenant signés.

Note : pour la différence entre signature numérique et chiffrement, consultez la FAQ.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Que faire en cas de perte de mon certificat de signature ?

   Contactez immédiatement la DSI pour demander l'expiration de votre certificat de signature.
   Cette demande est le seul moyen de vous prémunir contre l'utilisation abusive de votre identité.

Comment utiliser ma signature pour signer mes mails ?

   Nous recommandons fortement l'utilisation du client Thunderbird pour ce cas d'utilisation :
  1. Ajoutez le certificat à vos certificats personnels dans Thunderbird
  2. Choisissez dans la configuration de votre compte de « signer » les courriels.

Quelle est la différence entre signer un courriel et le chiffrer ?

De la même façon que les courriers postaux pourraient être lue par le facteur ou un quelconque transporteur, les correspondances électroniques, sont potentiellement lisibles en clair par n’importe quelle personne les transportant (nous, Google, l'administrateur réseau de votre fournisseur d'accès).

De la même façon que sur un courrier postal, l’adresse et l’identité de l’envoyeur indiqués sur le courrier (ou le champ From/De:) ne sont aucunement certifiés.

  • Signer un mail permet d'assurer votre interlocuteur que vous êtes bien le réel envoyeur de cet email, et que l'email n'a pas été modifié durant son transport sur l'internet. Votre simple certificat personnel configuré ci-dessus est suffisant.
  • Chiffrer permet de rendre privée la correspondance, en s'assurant que seul le destinataire pourra déchiffrer le message. Cette opération est plus contraignante, elle nécessite que votre interlocuteur ait votre clé publique, et que vous disposiez de la sienne. L’échange des clés publiques est à faire au préalable, en s’assurant de leur authenticité par un moyen adéquat. Ce n’est pas l’objet de cette documentation.

Que devient mon adresse professionnelle quand je quitte le Muséum ?

Si vous perdez votre statut de personnel du Muséum (départ à la retraite, changement d'établissement, fin de contrat…), vous recevez un message vous informant que votre identité numérique et donc votre compte de courrier électronique seront supprimés après un délai de trois mois, pour vous laisser le temps de vous organiser.

Toutefois, si votre situation évolue et que vous retrouvez le statut de personnel du Muséum (en signant un nouveau contrat, par exemple) avant le terme des trois mois, votre identité numérique ne sera pas supprimée.

Où trouver une aide en ligne pour les outils Zimbra ?

Beaucoup de ressources se trouvent sur Internet : tutoriels, vidéos etc..,

J'utilise le client de messagerie Eudora

Pionner dans le paysage des applications connectées, Eudora a longtemps été la référence de la messagerie électronique. Né en 1988, aujourd'hui le produit n'est plus développé ni maintenu par l’éditeur de l'époque Qualcomm.

La DSI ne fait aucun support pour ce logiciel. Son utilisation est proscrite car le produit présente des failles importantes de sécurité.

Nous vous invitons à utiliser l'interface web depuis Firefox.