Messagerie électronique

Ce service comprend :

  • Une adresse de messagerie canonique de la forme :
    • Pour le personnel : <prenom.nom>@mnhn.fr
    • Pour les étudiants : <prenom.nom>@edu.mnhn.fr
  • La boite mail est consultable depuis votre navigateur web, depuis un logiciel de messagerie installé sur le poste de travail, ou un smartphone, tablette…

La boîte nominative « personnel »

Une boite de messagerie est créée automatiquement (sous réserve que la fiche du personnel soit correctement renseignée dans la base du personnel) pour les fonctionnaires ou contractuels enseignants ou biatoss, les professeurs ou chercheurs émérites et les doctorants.

Une boite de messagerie peut aussi être aussi créée au cas par cas pour d’autres catégories de personnes (ex : personnels hébergés, invité de longue durée, …). La demande de création d’une telle boite doit être validée par la direction de la composante/labo du demandeur.

La boîte nominative « étudiant »

Une boite de messagerie est créée automatiquement (sous réserve que la fiche de l’étudiant soit correctement renseignée dans la base des étudiants) pour tous les étudiants du Muséum, à l’exception des auditeurs libres.

Les boîtes partagées (ou de service)

On entend par « boîte de service » une adresse de messagerie non nominative ayant trait par exemple à l’organisation hiérarchique ou administrative d’une composante ou d’un service (exemple : composante-dir@mnhn.fr).

Une boite partagée permet à un groupe d'utilisateurs spécifique de surveiller et d'envoyer des messages électroniques à partir d'un compte commun, comme les adresses emails génériques (Il est possible qu’une seule personne ne soit pas en mesure de répondre à certaines des questions ou tout simplement le flux d’emails à gérer est trop important pour une seule personne). Quand un membre du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de cette dernière, et non de ce membre.

Les boîtes partagées sont ouvertes uniquement après validation et sont soumises aux contraintes suivantes :

  • les accédants sont des personnes ayant des boîtes nominatives.
  • elles sont associées à une composante ou un service structurel.
  • l'usage en travail collaboratif est intensif.
  • la durée de vie est maîtrisée.

Voir le synoptique de création et des gestion d'une boite partagée :

Vous venez de vous voir attribuer une boîte générique, voici comment la configurer pour la faire apparaître dans PARTAGE. :

Configurer ma boîte générique

Les listes de distribution

Une liste de distribution (ou liste de destinataires) permet d'envoyer un message à un ensemble d'utilisateurs (les membres). Elle est prévue pour organiser la communication entre un émetteur (et un seul) et plusieurs destinataires. Le principe est simple : l'émetteur envoie un e-mail à la liste (qui possède une adresse électronique qui lui est propre), et le système se charge ensuite de faire parvenir le message à tous les membres.

Elles permettent de répondre aux usages de :

  • adresse de contact non nominative
  • adresse de fonction

Si vous pensez avoir besoin de la déclaration d'une nouvelle liste de distribution, vous pouvez motiver votre demande dans un ticket à la DSI.

Les listes de diffusion

Une liste de diffusion permet d'envoyer un message à un ensemble d'utilisateurs inscrits (les abonnés). Elle est conçue pour fonctionner de manière bilatérale, elle est donc destinée à favoriser les échanges entre les membres. Il suffit pour cela de répondre au message en laissant le sujet inchangé et en incluant l'adresse électronique de la liste.

Les listes de diffusion sont utilisées en cas de besoins avancés du type :

  • listes avec abonnement et désabonnement
  • modération de l'envoi
  • conservation d'archives

Les listes de diffusion sont mises en œuvre avec l'outil sympa.

Si vous pensez avoir besoin de la déclaration d'une nouvelle liste de diffusion, vous pouvez motiver votre demande dans un ticket à la DSI.

En savoir plus sur le service de listes de diffusion SYMPA

Les alias

Un alias est un nom « non canonique » associé à une boîte personnelle, une boîte étudiante, une boîte de service.

Par exemple, chaque personnel a en plus de son mail « canonique » en prenom.nom@mnhn.fr, un alias de type pnom@mnhn.fr. On peut par exemple utiliser ces alias pour créer une identité secondaire et envoyer des mails “en tant que”.

Sur demande au service des Ressources Humaines, vous pouvez demander la modification de vos prénoms et noms d'usages, en ainsi faire modifier votre adresse « canonique ». Votre adresse précédente restera un alias.

Le transfert de mail

Le transfert de mail permet de faire suivre le courrier automatiquement vers une autre adresse, par exemple si vous quitté l'établissement. Vous n'avez plus de boite mail MNHN pour émettre des messages, nous sommes dans un processus ce transmission / suivi de courrier.

Comment rédiriger mes messages vers une autre adresses de messagerie ?

Vous pouvez identifier une adresse pour faire suivre vos mails et choisir de les conserver dans votre messagerie ou de les supprimer automatiquement après les avoir transférés. Pour faire suivre votre mail

  • Activez l'onglet Préférences puis l'onglet Mail dans le panneau d'aperçu.
  • Dans la section Réception des mails puis, dans le champ Lorsqu'un mail arrive, faire suivre une copie à, ajoutez l'adresse complète de redirection.
  • Si vous voulez supprimer automatiquement le mail de votre compte, activez “Ne pas garder de copie locale des mails”.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Pour résumer


La boite de messagerie collaborative propose un espace de stockage de 3 Go pour le personnel, 5 Go pour les “VIP” et de 1 Go pour les étudiants.

La taille maximum d’un mail est limitée à 20 Mo. Pour la transmission de documents volumineux, vous pouvez utiliser le service « Transfert de fichiers » dans le catalogue des services numériques. (Ce service sera bientôt intégré dans l’interface PARTAGE).

Afin de limiter les envois en nombre non désirés, il est préférable d’utiliser le service « listes de diffusion ».
Un traitement automatique des mails par un antivirus et un anti-spam est effectué en amont par le système d'antivirus de RENATER.

  • Sont rejetés :
    • les mails identifiés comme porteurs de virus,
    • les messages identifiés de manière sûre comme étant du spam,
    • les mails contenant des pièces jointes dont le format de fichier présente un risque.

Les mails considérés comme du spam probable sont marqués “*** SPAM ***” dans l'objet du message.
Une sauvegarde des messages de votre espace “PARTAGE” est effectuée ; la conservation est de 30 jours.
La suppression du compte de messagerie se fera de manière automatique, dans les conditions suivantes :

  • Étudiant non réinscrit : au 1er mars de l’année qui suit la non réinscription.
  • Personnel : un sursis est accordé lors du départ (fin de contrat, mutation, …) d’une personne.
    • Le sursis est variable en fonction du statut de la personne.

RENATER assure la disponibilité du service 24/7/365. Néanmoins des opérations de maintenance pourraient être réalisées de manière périodique sur le système de messagerie. Si ces opérations nécessitaient un arrêt du service, celui-ci ferait l’objet d’une communication préalable.

La fonction de recherche est très puissante et permet de faire une recherche sur des termes précis en quelques instants. Par défaut, Partage (Zimbra) recherche dans les éléments suivants:

  • expéditeur
  • destinataire
  • sujet du mail
  • corps du mail

Il est également possible d'indiquer des mots clés pour définir ce que l'on cherche exactement (par exemple uniquement l'expéditeur).

Pour visualiser les mots clés dans la recherche, il faut activer les fonctions évoluées. Pour cela, allez dans l'onglet “Préférences” puis la section “Général” du menu de gauche (théoriquement c'est elle qui est sélectionnée).

En milieu de page il y a une section “Recherche”, il faut cocher la dernière case: “Afficher les fonctions évoluées dans la barre d'outils de recherche” et cliquer sur “Enregistrer” en haut à gauche. Les mots clés apparaitront alors dans la barre de recherche.

Les mots clés s'utilisent de cette façon: <mot clé>: <recherche>

Par exemple pour chercher les mails provenant du compte presidence@mnhn.fr, il faut saisir:
from: presidence@mnhn.fr

pour rechercher les mails du dossier nommé projets:
in: projets

Il est également possible de faire une recherche inverse avec le signe - ou le mot clé not. Par exemple: -in: projets ou not in: projets
vont faire une recherche des mails qui ne sont pas dans le dossier projets (les 2 syntaxes sont équivalentes)

Liste des mots clés

  • content: recherche dans le corps des mails uniquement
  • from: recherche un expéditeur. cela peut être le mail (même incomplet), son nom ou le domaine (par exemple: from: renater.fr va rechercher tous les mails sont les expéditeurs ont leur mail en @renater.fr)
  • to: destinataire des mails (fonctionne comme “from”)
  • cc: destinataire des mails en copie (fonctionne comme “from”)
  • toccme: recherche des mails dont je suis le destinataire en copie ou non. L'adresse recherchée est celle du compte Partage et non pas celle d'un compte générique par exemple.
  • subject: recherche dans le sujet des mails
  • in: recherche dans un répertoire spécifique mais sans les sous répertoires
  • under: recherche dans un répertoire spécifique avec les sous répertoires
  • has: recherche un attribut de message, par exemple tous les messages avec une pièce jointe: “has: attachment”
  • filename: recherche un nom de pièce jointe spécifique
  • type: recherche dans une pièce jointe de type spécifique (word, excel, pdf, text sont les types autorisés). Par exemple: type: word “Expostion” va rechercher les pièces jointes de type word contenant le mot “Exposition”
  • attachment: recherche une pièce jointe du type indiqué
  • is: recherche des mails avec le status indiqué. les valeurs possibles sont “unread”, “read”, “flagged”, “unflagged”, “sent”, “draft”, “received”, “replied”, “unreplied”, “forwarded”, unforwarded“, “anywhere”, “remote” (dans un répertoire partagé), “local”, “sent”, “invite”, “solo” (un mail seul qui ne dépend pas d'une conversation), “tome”, “fromme”, “ccme”, “tofromme”. “fromccme”, “tofromccme”
  • date: recherche les mails à une date précise
  • after: recherche les mails après la date donnée
  • before: recherche les mails avant la date donnée
  • size: recherche les mails ayant la taille indiquée. la taille prend en compte les pièces jointes. Le mieux reste d'utiliser “larger” ou “smaller”
  • larger: recherche les mails dont la taille est supérieure à la valeur indiquée
  • smaller: recherche les mails dont la taille est inférieure à la valeur indiquée
  • tag: recherche les mails ayant une étiquette (tag) donnée

Pour imprimer, utilisez la fonctionnalité d’impression qui est proposée dans la barre de menu PARTAGE Actions > Imprimer. Elle offre un rendu adapté bien meilleur que l'impression intégrée au navigateur.