Bonnes pratiques

Gérer son quota

Vous avez un quota limité selon votre statut. Il est de votre responsabilité de le surveiller et de le gérer, sous peine de ne plus recevoir de mail

Les différents quotas

  • Personnels administratifs, techniques et enseignants-chercheurs : 3Go
  • Personnels dirigeants : 5Go
  • Boîtes de service : 3Go
  • Étudiants : 1Go

Surveiller son quota

Pour afficher le quota de mails et combien d’espace vous avez utilisé, survoler avec la souris l'intitulé de votre compte, en haut à droite

  • Le pourcentage d'utilisation de votre quota ainsi que l'espace occupé s'affichent plus ou moins furtivement (selon le navigateur).
  • Vous pouvez également survoler chaque dossier pour en évaluer l'espace occupé.

Votre quota est global à l'ensemble de PARTAGE. Si vous sauvegardez les pièces jointes que vous recevez dans un dossier du Porte-documents, c’est une copie de la pièce jointe qui est sauvegardée.

Que se passe-t-il en cas de dépassement ?

Si vous avez dépassé le quota, les choses suivantes peuvent se produire :

  • Dès qu'il reste moins de 10%, un message est envoyé automatiquement et périodiquement à l'utilisateur, l'invitant à faire le tri dans ses données afin de diminuer l'espace occupé.
  • Votre interface de messagerie affiche une notification quand vous vous identifiez
  • Les mails qui vous sont envoyés peuvent être retournés à l’expéditeur avec une notification indiquant que votre boite mail est pleine.

Comment réduire mon utilisation du quota ?

Plusieurs pistes :

  • Supprimez des anciens mails dont vous n’avez plus besoin.
  • Pensez à supprimer les mails dans votre dossier Envoyés.
  • Supprimez des pièces jointes trop volumineuses. Sauvegardez les pièces jointes sur votre ordinateur si vous souhaitez les conserver.
  • Vous pouvez supprimer des pièces jointes de mail tout en conservant le message.
  • Supprimer des éléments du Porte Documents dont vous n’avez plus besoin.
  • Dans tous les cas, pensez à vider la Corbeille.

Exemple 1. Éliminer les gros mails :
Éliminer un seul mail de 10Mo est aussi efficace qu'éliminer 1000 mails sans pièces jointes de 10Ko !

  1. Rechercher les gros mails
    • cliquez sur la loupe dans la zone de recherche (en haut à droite de la fenêtre PARTAGE)
    • cliquez sur « Taille…/est plus grand que » et donnez une taille mini des mails à rechercher, par exemple 3000Ko qui est une bonne base
    • validez, et la liste des gros mails s’affiche, recherchés simultanément dans TOUS vos dossiers
    • c’est une bonne idée d’enregistrer cette recherche (bouton [Enregistrer] en haut à droite), en lui donnant un nom (par exemple « Gros mails »). Cela créera un dossier dynamique dont le contenu sera à tout moment le résultat de la recherche enregistrée
  2. Faites du ménage
    • choisissez (si ce n'est pas déjà le cas) un affichage avec le “panneau de lecture en bas”, par le bouton [Affichage] en haut, à droit
    • faites afficher la taille de vos mails (si ce n'est pas déjà le cas) par un clic-droit sur la ligne des titres de colonnes et en cochant « Taille »
    • ordonnez par taille la liste des gros mails en cliquant sur le titre de la colonne des tailles
    • éliminez les gros mails qui peuvent l’être
    • ce qui occupe de la place, ce sont les pièces jointes (PJ). Si vous souhaitez conserver un mail mais pas forcément ses PJ, vous pouvez détacher ces PJ en les supprimant du mail, ou en les téléchargeant pour les archiver sur le disque dur de votre poste de travail. Des liens « Télécharger » et « Supprimer » sont disponibles pour ça à côté de chaque PJ.

Exemple 2. Le dossier “Envoyés” :
Une très bonne idée est aussi de s’intéresser tout particulièrement au dossier “Envoyé” qui collecte systématiquement par défaut une copie de chaque mail que vous envoyez.
C’est dans certains cas très utile, mais dans le cas des mails avec des PJ de taille importante, il est inutile de conserver dans ce dossier les documents volumineux que vous avez vous-même envoyés, et dont vous avez de toutes façons l’original stocké sur votre disque dur. L’expérience a montré qu’un bon ménage dans le dossier “Envoyé”, en s’intéressant en premier lieu aux mails volumineux de ce dossier (en affichant les mails triés par taille), était très “rentable”.

Se méfier du Phishing

La DSI ne vous demandera JAMAIS vos identifiants (login et mot de passe), que ce soit par mail ou par téléphone. Dans un tel cas, ne répondez-pas !

Des attaquants tentent régulièrement d'obtenir nos identifiants et surtout mots de passe, afin d'utiliser les comptes ainsi usurpés pour des actes de malveillance. Cela s'appelle du phishing, ou hameçonnage.

Les conséquences peuvent être graves pour les personnes ayant, malgré eux, donné leur mot de passe, car la responsabilité de ce qui est fait avec leur compte incombe à leur titulaire.

Mais les conséquences peuvent aussi être lourdes pour l'ensemble de notre communauté. Par exemple, les comptes ainsi piratés peuvent servir aux malfaiteurs pour émettre des spams en masse. Les serveurs de mail de l'établissement sont alors très rapidement identifiés comme nuisibles dans le monde entier, et mis sur « liste noire », ce qui compromet largement le bon fonctionnement de notre service de courrier électronique.

En cas de doute sur un message, il est préférable de prévenir votre correspondant informatique ou contacter la DSI.

Les cinq règles de base pour se protéger du phishing

  • Vérifiez l’adresse mail de l’expéditeur : il s'agit bien de l'un de vos interlocuteurs ; elle est cohérente avec le contenu du message
  • Vérifiez la pertinence des informations présentes dans le texte. Ils ne doivent pas comporter de trop nombreuses fautes de grammaire, d’orthographe ou de syntaxe.
  • Vérifiez la cohérence du vocabulaire utilisé : par exemple on ne parle jamais de “centre de support informatique-assistance” pour la DSI mais du “Service Desk” ou du “SVP”
  • Vérifiez la cohérence des informations demandées avec les us et coutumes de l’organisme (durée de changement de mot de passe par exemple)
  • Vérifiez la logique des liens proposés : par exemple une demande provenant du Muséum doit contenir mnhn.fr

Le cas des « rançongiciels »

Les rançongiciels (ou ransomware en anglais) sont des logiciels malveillants qui cryptent les données personnelles d'un utilisateur, les rendant inaccessibles, et lui demandent d’envoyer de l’argent en échange de la clé qui permettrait de les récupérer.

Ces logiciels sont la plupart du temps envoyés par mail, sous forme d'une pièce jointe (souvent un fichier .zip), et c'est l'utilisateur cible lui-même qui provoque le processus de cryptage des fichiers en cliquant sur la pièce jointe pour l'ouvrir.

Les dégâts peuvent être considérables : une fois le mal fait, il est souvent impossible de décrypter les documents affectés, et il n'est pas envisageable de jouer le jeu des rançonneurs.

Des efforts sont faits pour éliminer de tels mails en amont (avant même qu'ils ne soient distribués), mais comme pour le spam, il en reste toujours qui passent. Dans ces cas, la très grande vigilance des utilisateurs est le seul rempart.
Retenons qu'il faut être très méfiant avant d'ouvrir une pièce jointe provenant d'un utilisateur inconnu, ou figurant dans un mail dont le contenu est « bizarre » (mail sans texte, ou avec un texte en français incorrect, etc.) et, en cas de doute, n'hésitez pas à demander une explication ou une confirmation à la DSI.

L'attitude générale de vigilance et de suspicion vis à vis des mails potentiellement douteux est également de mise pour se préserver du phishing.


Recommandations de l'ANSSI :

  • N’ouvrez pas les messages dont la provenance ou la forme est douteuse
  • Effectuez des sauvegardes régulières de vos données
  • Mettez à jour vos principaux outils : Windows, antivirus, lecteur PDF, navigateur, etc



Télécharger la plaquette de prévention de l'ANSSI Ne soyez plus otage des rançongiciels ! https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2016/06/20160819_flyers_eben_a4_v10.pdf




Comment réagir si je me suis laissé prendre

Si vous pensez avoir été “hameçonné-e” :

Si vous pensez être victime d'un “rançongiciel” :

  • éteignez immédiatement votre ordinateur et déconnectez-le du réseau.
  • contactez en urgence le Helpdesk de la DSI.

Quelques ressources pour plus d'informations :

Organiser son courrier

Voici quelques astuces pour trier efficacement son courrier au quotidien et ne pas se laisser dépasser.

Trier et filtrer ses mails entrants

Il est de bonne pratique de ne pas laisser tous ses mails dans la boîte de réception mais plutôt de :

  • les déplacer au fur et à mesure dans des sous-dossiers
  • créer des filtres pour ses abonnements aux listes de diffusion
  • supprimer les messages anciens.

Détacher les pièces jointes

Les pièces jointes peuvent être détachées du mail.
Ceci permet d'archiver des documents en dehors de PARTAGE, et de limiter la taille de sa boite.
Pour cela, à côté de chaque pièce jointes vous disposez de l’action Télécharger ou Supprimer.

Trier les spams

Un SPAM est un courrier électronique non sollicité envoyé en grand nombre à des boîtes aux lettres électroniques ou à des forums, dans un but publicitaire ou commercial.

  • Le Muséum utilise le service “Anti-spam” de RENATER : https://services.renater.fr/antispam/index qui filtre les spams les plus évidents.
  • Un filtre apprenant est intégré à PARTAGE permet d'affiner le tri. Vous trouverez ces messages dans le dossier Spams, qu'il convient de vérifier régulièrement
Que faire en cas de faux négatif ?

Si un Spam arrive dans votre boîte de réception, appuyez sur le bouton SPAM sans le supprimer. Il sera alors mis dans le dossier Spam et participera à l'apprentissage du filtre.

Que faire en cas de faux positif ?

Il suffit de faire sortir le mail du dossier Spam, pour le faire revenir dans la boîte de réception. Le filtre apprendra de son erreur.

Pour aller plus loin : https://www.av-test.org/fr/statistiques/spams/

Utiliser les drapeaux

L’icône Drapeau est un indicateur qui peut permettre de différencier différents mails dans votre boite de réception ou dans un dossier mail en lui assignant une haute importance.

Pour appliquer un drapeau à un mail, cliquez sur la colonne Drapeau en face du mail concerné. Pour supprimer un Drapeau, effectuez la même opération.

Utiliser les tags (libellés)

Un tag est un indicateur plus puissant que le drapeau. On peut lui assigner un nom et une couleur. Il permet de différencier rapidement tout objet : mails, tâches, contacts ou évènements de l'agenda.

En travail collaboratif en délégation de dossier ou d'agenda, les étiquettes sont partagées entre tous. Il convient de s'accorder sur le nom qu’on leur donne. Par contre, chacun peut y assigner la couleur qu’il souhaite.

Gérer la confidentialité de ses partages

Vérifier que les objets et les informations que vous souhaitez partager avec les autres ne comportent pas des données personnelles ou confidentielles.

Gérer ses multiples identités

Utilisation des adresses génériques (ou alias)

Une adresse générique est une adresse électronique qui n'est pas celle d'une personne, mais plutôt celle d'un service ou d'une fonction, comme par exemple dsi-reseaux@mnhn.fr presidence@mnhn.fr.

Les mails envoyés à de telles adresses sont redirigés vers une ou plusieurs adresses de personnes.

L'utilisation des adresses génériques à la place d'adresses personnelles permet de rendre transparents les changements de personnes pour une fonction ou dans un service : il suffit de redéfinir les destinataires, et l'adresse générique est toujours pertinente. C'est particulièrement appréciable lorsque l'adresse générique a été publiée sur des plaquettes imprimées, par exemple.

Un autre intérêt des adresses génériques est la possibilité de définir plusieurs destinataires pour assurer le traitement des messages reçus même lorsque le destinataire principal n'est pas en mesure de répondre (absence, …).
Afin d'en tirer profit, il est indispensable de prendre l'habitude de les utiliser systématiquement pour toutes les correspondances liées à la fonction ou au service.

De plus, il est nécessaire de pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur utilisée pour chaque mail à envoyer. En effet, si vous écrivez avec votre adresse personnelle, votre correspondant répondra à votre adresse personnelle, dérogeant ainsi à la règle de l'utilisation de l'adresse générique. Ainsi, vous devez envoyer vos mails à titre personnel avec votre adresse personnelle comme adresse d'expéditeur, et vos mails liés à une fonction avec l'adresse générique de cette fonction.

Il est expliqué ici comment configurer votre messagerie PARTAGE vous pouvoir choisir l'adresse d'expéditeur de chacun de vos mails.